Governo do Estado do Espírito Santo
03/05/2022 11h34 - Atualizado em
03/05/2022 11h37
Agerh publica regras para a guarda e destinação de documentos na autarquia
A Agência Estadual de Recursos Hídricos (Agerh) publicou o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) de processos relativos às atividades-fim da autarquia. Os instrumentos de gestão documental no órgão foram aprovados pelo Arquivo Público do Estado do Espírito Santo e podem ser acessados aqui:https://agerh.es.gov.br/gestao-de-documentos.
O PCD está estruturado de modo a representar as grandes funções exercidas pelo órgão e deverá ser utilizado no ato da produção documental, de modo a garantir o correto fluxo desses documentos, independentemente do suporte.
Já a Tabela de Temporalidade atribui a esses documentos os prazos de guarda em cada fase e determina a destinação final adequada aos registros produzidos e recebidos no exercício das funções do órgão.
Na Agerh, o trabalho foi coordenado pelo servidor Jamar Godinho e contou com a colaboração de mais quatro servidores: Elene Zavoudakis, Gizella Carneiro Igreja, Lilia Theodoro Ferreira Souza e Thiago Guerra Padilha, que, juntos, formaram a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (Cads).
Para classificação dos documentos, um representante de cada setor foi designado para realizar um levantamento documental, por meio de um formulário de avaliação. Após esse levantamento é que foi possível conhecer cada documento com as suas especificidades, para determinar o prazo de guarda e a destinação final.
De acordo com o coordenador da Cads, Jamar Godinho, a Agerh possui mais de 20 mil processos físicos. "Mais de 80% dos processos existentes no órgão são referentes à Outorga de Direito de Uso da Água que, em sua maioria, tem prazo de guarda de mais de 40 anos", acrescenta Godinho.
Gestão de Documentos
A Lei Federal nº 8.159/1991 considera como gestão documental “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, objetivando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”.
Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso, respeitando as especificidades de cada setor gerador.
A eliminação de documentos é uma importante etapa da gestão e deve obedecer a rigorosos critérios estabelecidos pela legislação pertinente. Materiais produzidos pelo setor público só podem ser descartados após serem submetidos à avaliação e classificação definidas pela “Tabela de Temporalidade” e à aprovação da instituição arquivística competente.
Quando aplicada da forma correta, a Gestão de Documentos é capaz de garantir ao Estado inúmeros benefícios, tais como a liberação de espaços físicos, economicidade, eficiência administrativa, transparência, acesso pleno às informações e preservação da memória das instituições.
Assessoria de Comunicação da Agência Estadual de Recursos Hídricos (Agerh)
Francine Leite
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